Kamis, 16 Juni 2011

0 KOMUNIKASI BISNIS


komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti (pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.
Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsur penting komunikasi itu sendiri, yakni :
  1. Komunikator ( Communicator ), penyampai pesan.
  2. Pesan ( message), lambang-lambang berarti yang disampaikan.
  3. Komunikan ( communican ), penerima pesan
  4. Efek ( Effect ), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik perubahan pengetahuan ( koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan prilaku (konatif/behavioural).
Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.
Komunikasi bisnis ( Communication Bussines ) sejatinya adalah segala bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mecakup berbagai macam bentuk komunikasi. Baik komunikasi verbal, maupun non verbal
Dalam dunia bisnis, ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan, yakni komunikasi verbal dan komunikais non verbal.
Komunikasi verbal ( verbal communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil contoh komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan.
Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :
  1. Berbicara dan menulis
  2. Mendengarkan dan membaca
KOMUNIKASI NON VERBAL
Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu bersamaan.
Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami reaksi komunikan saat menerima pesan.
Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.
Tujuan komunikais non verbal ;
  1. Menyediakan/memberikan informasi
  2. Mengatur alur suatu percakapan
  3. Mengekspresikan suatu emosi
  4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
  5. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
  6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk melakukan serve badmintos, belajr golf dan sejenisnya.

DEFINISI KELOMPOK KECIL
Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group Communication)
Kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan yang relatif kecil yang masing-masing dihubungkan oleh beberapa tujuan yang sama dan mempunyai derajat organisasi tertentu di antara mereka.
Karakteristik kelompok kecil adalah sebagai berikut :
1. Kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan, jumahnya cukup kecil sehingga semua anggota bisa berkomunikasi dengan mudah sebagai pengirim maupun penerima. Yang penting untuk diingat adalah bahwa setiap anggota harus berfungsi sebagai sumber maupun penerima dengan relatif mudah.
2. Para anggota kelompok harus dihubungkan satu sama lain dengan beberapa cara. Orang-orang di dalam gedung bioskop bukan merupakan kelompok, karena di antara mereka tidak ada hubungan satu sama lain.
3. di antara anggota kelompok harus ada beberapa tujuan yang sama. Hal ini tidak berarti bahwa semua anggota harus mempunyai tujuan yang persis sama untuk menjadi anggota kelompok.
4. Para anggota kelompok harus dihubungkan oleh beberapa aturan dan struktur yang terorganisasi. Pada strukturnya ketat maka kelompok akan berfungsi menurut prosedur tertentu di mana setiap komentar harus mengikuti aturan yang tertulis.
Seiring dengan perkembangan usia dan intelektual kita maka kehidupan sosial kita semakin kompleks, kita mulai masuk menjadi anggota kelompok sekunder; sekolah, lembaga keagamaan, tempat pekerjaan dan kelompok-kelompok sekunder yang sesuai dengan minat dan keterikatan kita. Komunikasi kelompok digunakan untuk saling bertukar informasi, menambah pengetahuan, memperteguh atau mengubah sikap dan perilaku. Kelompok menjadi kerangka rujukan (frame of reference) kita dalam berkomunikasi. Agar dapat disebut kelompok ketika anggota-anggotanya memiliki kesadaran akan ikatan yang sama yang mempersatukan mereka. Jadi ada sense of belonging yang tidak dimiliki orang yang bukan anggota. Nasib anggota-anggota kelompok juga saling bergantung satu sama lain. Identifikasikan kelompok dimana sekarang anda menjadi anggotanya, dan analisis bagaimana kelompok tersebut mempengaruhi perilaku komunikasi anda ). Bagaimana komunikasi dalam kelompok mempengaruhi cara pengambilan keputusan.
Ada dua aliran besar didalam melihat teori komunikasi kelompok (Liitlejohn, 1999:284-294):
1. The input – process – output model
Input = sesuatu yang mempengaruhi kelompok
Proses = sesuatu yang terjadi dalam kelompok
Output = sesuatu yang dihasilkan kelompok
2. The structurational perspective

Ada tiga teori komunikasi kelompok yang diperkenalkan dalam aliran input-process output model :
1. A general organizing model
Menekankan pada bagaimana kelompok memiliki energi yang digunakan untuk aktivitas pengambilan keputusan
2. The functional tradition
Menekankan pada kualitas komunikasi kelompok, membahas kesalahankesalahan yang dibuat oleh kelompok pada waktu pengambilan keputusan.
3. The interactioanl tradition
Menekankan pada aspek komunikasi yang terjadi di dalam kelompok. Bahwa output kelompok sangat ditentukan oleh interaksi yang terjadi di dalam kelompok. Kelompok kecil melaksanakan kegiatannya dengan berbagai format. Format yang paling populer adalah panel discussion, seminar, simposium, dan simposium-forum.
PERENCANAAN BISNIS
Apakah Rencana Bisnis Itu?
Nilai utama dari rencana bisnis Anda adalah membuat garis besar tertulis yang mengevaluasi segala aspek kelangsungan hidup ekonomi dari upaya bisnis Anda termasuk uraian dan analisis terhadap prospek bisnis
Rencana bisnis adalah suatu langkah penting yang perlu diambil oleh pengusaha bijaksana, tanpa memandang ukuran bisnis.
Mengapa Kita Harus Menyiapkan Rencana Bisnis?

  • rencana bisnis akan menetapkan dan memusatkan tujuan Anda dengan memanfaatkan keterangan dan analisis yang sesuai.
  • sebagai suatu alat penjualan dalam menangani hubungan penting termasuk para pemberi pinjaman, investor, dan bank.
  • Untuk menghimpun pendapat dan nasehat dari orang lain, termasuk mereka yang berkecimpung di bidang bisnis Anda, yang akan memberi Anda nasehat berharga dengan gratis
  • Rencana dapat mengungkapkan segala kelalaian dan/atau kelemahan di dalam proses perencanaan.
Apa Saja yang Harus Dihindari di dalam Rencana Bisnis?
·         Hindari optimisme. Kenyataannya, untuk mengimbangi optimisme, berlakulah sangat konservatif dalam meramalkan kebutuhan modal, ketepatan waktu, penjualan, dan laba. Hanya sedikit rencana bisnis yang dengan tepat menunjukkan seberapa banyak uang dan waktu yang dibutuhkan.
·         Janganlah mengabaikan untuk merinci bagaimana strategi ketika tertimpa kemalangan bisnis.
·         Gunakan bahasa yang sederhana dalam menjelaskan segala persoalan. Buatlah mudah dibaca dan dimengerti.
·         Jangan sepenuhnya tergantung pada keunikan bisnis atau bahkan pada penemuan yang telah memperoleh hak paten. Keberhasilan mendatangi mereka yang memulai bisnis dengan ekonomi yang bagus dan tidak selalu dari penemuan yang hebat.
Format Rencana Bisnis: Penilaian Sistematis terhadap Semua Faktor yang Penting Sekali untuk Maksud dan Tujuan Bisnis

Berikut ini adalah beberapa topik yang disarankan dan dapat disesuaikan untuk rencana bisnis:
  • Visi: Ini adalah bagan ringkas dari apa saja maksud dan tujuan bisnis.
  • Orang-orang: Sebegitu jauh, unsur terpenting di dalam keberhasilan Anda adalah diri Anda sendiri. Fokuskan bagaimana menerapkan pengalaman Anda sebelumnya sendiri ke bisnis baru Anda. Siapkan daftar riwayat hidup diri Anda sendiri dan setiap orang yang akan terlibat dalam memulai bisnis. Dasarkan pada fakta dan hindari penipuan. Bagian dari rencana bisnis Anda ini akan dibaca dengan sangat teliti oleh mereka yang berhubungan dengan Anda, termasuk pemberi pinjaman, investor, dan vendor
  • Profil bisnis Anda: Tentukan dan uraikan bisnis yang Anda inginkan dan pastikan bagaimana Anda berencana untuk melakukannya. Cobalah untuk tetap fokus pada pasar tertentu yang ingin Anda layani.
  • Penilaian ekonomi: Sediakan penilaian lengkap tentang lingkungan ekonomi dimana bisnis Anda akan menjadi bagian di dalamnya. Jelaskan bagaimana bisnis Anda akan layak untuk berbagai lembaga pengaturan dan demografi di mana Anda akan berkecimpung di dalamnya. Apabila dianggap layak, sediakan penelitian demografis dan data aliran lalu lintas yang biasanya tersedia dari departemen perencanaan setempat.
  • Penilaian arus kas: Masukkan arus kas untuk satu tahun yang akan memasukkan kebutuhan modal Anda. Masukkan penilaian Anda tentang apa saja yang bisa keliru dan bagaimana rencana Anda dalam menangani segala kesulitan.
  • Masukkan rencana pemasaran dan rencana perluasan Anda.
  • Bacalah website pemerintah yang berguna seperti Small Business Administration.
Lima Langkah Menuju Rencana Bisnis Besar
Para pengusaha yang baru memulai bisnis seringkali mengalami kesulitan dalam menulis rencana bisnis. Untuk memudahkannya, disini ada lima langkah yang akan menghasilkan sebuah rencana yang layak untuk bisnis:
  1. Tuliskan konsep dasar bisnis.
  2. Kumpulkan semua data yang ada tentang kelayakan dan spesifikasi tentang konsep bisnis.
  3. Fokuskan dan perhalus konsep berdasarkan data yang telah dikumpulkan.
  4. Uraian spesifikasi bisnis. Penggunaan pendekatan “Apa, di mana, mengapa, bagaimana” mungkin berguna.
  5. Tempatkan rencana bisnis ke dalam bentuk formulir yang mewajibkan, sehingga rencana itu tidak hanya menyediakan wawasan dan fokus saja, melainkan juga menjadi alat penting dalam menangani hubungan bisnis yang mungkin akan sangat penting bagi bisnis.
Periksalah Apakah Rencana Anda Sudah Termasuk Faktor-fakor Penting Yang Akan Menghasilkan Sebuah Bisnis Berhasil

  • Konsep bisnis yang sehat
  • Memahami pasar Anda
  • Sebuah industri yang sehat, tumbuh dan stabil
  • Manajemen yang berkemampuan
  • Pengendalian keuangan yang berkemampuan
  • Fokus bisnis yang konsisten

KORESPONDENSI DALAM BISNIS

Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.

1. Falsafah dasar

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui mediasurat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

2. Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :

a. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.

b. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu.
c. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.

d. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.

e. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga.

3. Surat yang Baik
Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :

a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya

b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.

c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele

4. Pentingnya Korespondensi Bisnis

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.

a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal

b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.

c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

5. Etika Korespondensi
berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :

1. Isi Surat
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan

b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.

c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.

2. Bahasa yang Baik dan Benar

Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Jelas ejaannya
b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan

3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.

4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :

Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim.

5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi

6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan
KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
Kebudayaan adalah keseluruhan yang kompleks, yang di dalamnya terkandung ilmu pengetahuan, kepercayaan, kesenian, moral, hukum, adat istiadat, kemampuan yang lain serta kebiasaan yang didapat oleh manusia sebagai anggota masyarakat. (E. B Taylor)
Adapun komunikasi lintas budaya sendiri didefinisikan sebagai :
  1. Komunikasi yang dilakukan oleh dua kebudayaan atau lebih,
  2. Komunikasi yang dilakukan sebagai akibat dari terjalinnya komunikasi antar unsur kebudayaan itu sendiri, seperti komunikasi antar masyarakatnya.
 “Komunikasi Lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling mempengaruhi satu sama lainnya, baik itu untuk kebaikan sebuah kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi sebagai tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan yang baru).”
Karakteristik Komunikasi Lintas Budaya
  1. Ada dua atau lebih kebudayaan yang terlibat dalam komunikasi
  2. Ada jalan atau tujuan yang sama yang akhirnya menciptakan komunikasi itu
  3. Komunikasi Lintas budaya menghasilkan kuntungan dan kerugian diantara dua budaya atau lebih yang terlibat,
  4. Komunikasi lintas budaya dijalin baik secara individu anggota masyarakat maupun dijalin secara berkelompok atau dewasa ini dapat dilakukan melalui media,
  5. Tidak semua komunikasi lintas budaya menghasilkan feedback yang dimaksud, hal ini tergantung kepada penafsiran dan penerimaan dari sebuah kebudayaan yang terlibat, mau atau tidaknya dipengaruhi,
  6. Bila dua kebudayaan melebur karena pengaruh komunikasi yang dijalin maka akan menghasilkan kebudayaan baru, dan inilah yang disebut akulturasi,


0 komentar:

Poskan Komentar

 

Nikychoy Synyster Blog Copyright © 2011 - |- Template created by Niky Choy